事務職で働くことができるようになったものの、
思っていたイメージと違って悩んでいる人はいるのではないでしょうか。
特に、事務処理のミスが多かったり、苦手なことばかりで、
事務が向いていないと思ったり、嫌になることはありますよね。
その「気持ち」、私も痛いほど分かります。
というのも自分も新卒で入社した頃は、本当に事務処理が苦手で、嫌になっていたからです。
今では、事務の仕事を10年近く続けてこれていますが、当初は本当に向いていないと悩んでいました。
そんな経験から、事務職が嫌になる理由や解決方法を実体験をもとにご紹介したいと思います。
事務処理が嫌になる理由とは？
先に、結論をいえば、「事務処理が出来ないから苦手意識を持つし、嫌いにになる」のであって、
「出来るようになれば、得意になるし、好きになる」のです。
その上で、事務職の仕事が嫌いになる要因を具体的にご紹介しようと思います。
実際に私自身も事務の仕事で嫌なことを体感してきたので、その経験も踏まえてご紹介しようと思います。
小さなミスが多い
細かな作業が多い事務処理において、小さなミスであってもミスはミスです。
イージーなミスほど、事務職においては致命的です。特に、数字の間違いや、個人情報の漏洩に繋がるミスは避けなければなりませんからね。
簡単な作業であればあるほど、ミスがゆるされないのですが、一方でミスは誰でも起こるものです。
慣れないうちは、ミスが多く、指摘されたり、クレーム処理をたくさんこなさなければならないので、嫌になってしまうんですよね。
細かい数字を見ると混乱する
事務処理においては、細かな数字を扱うことはほとんどです。経理、事務、総務、営業事務等、どんな事務職であっても、細かい数字を取り扱う業務は多々あります。
そんな中、数字が合わなかったり、うまく計算ができないと、混乱してしまうことがよくありますね。
締め切りが迫っているのに、細かな数字が合わなくてイライラしたり、焦ったりするのは、事務職あるあるではないでしょうか。
IT知識・PCスキルが乏しくて苦労する
エクセル、ワード、パワーポイントなどのPCスキルは今や必須の能力です。
特にエクセルが出来ないと、仕事にならないので、事務職の人はエクセルをマスターすることが、一番の鍵といってもいいですね。
しかし、ITスキルが一切ない中で、エクセルなどを扱おうとすると、最初はかなり苦労します。
事務処理に苦労するというよりも、エクセルに苦労して何時間も、処理が進まないなんてことは、よくあることですね。
椅子にずっと座っているのが苦痛
外部の研修などがない限り、１日中デスクワークになります。
ずっと椅子に座って、パソコン作業を行うので、窮屈に感じますし、自由が制限されるので、かなり苦痛に感じるかもしれません。
特に、営業をやっていた人が、事務職に異動してくると、その窮屈さに頭を悩ます人が多いですね。
電話に出るのが嫌になる
仕事を覚えたての頃は、電話に出ても何も答えられないことがほとんどです。
それでも問い合わせの電話やクレームの電話を取らないといけないので、電話に出るのが、苦痛に感じてしまうんですよね。
しかも、事務職の場合、周囲がかなり静かな職場がほとんどなので、自分の話している内容が周りにも聞かれてしまいます。
神経質な人は電話に出るのが嫌になっちゃいますね。
苦手な人がいると逃げ場がない
外に外出したりすることがなく、固定された自分のデスクで仕事をしているので、苦手な人や、嫌いな人が近くにいると、かなり地獄です。
仕事中、息が休まることがありませんからね。
特に部署の上司や先輩との人間関係で苦しんでいる場合は、かなり苦痛に感じることでしょう。
事務職に向いていない人とは？
どんな人であっても、向き不向きはあるものです。
どれだけ事務職に憧れていても、事務処理に向いていない人はいます。
そこで、どんな人が事務職に向いていないのかをご紹介しようと思います。
スケジューリングが苦手な人
事務の仕事は基本的には年間スケジュールが決まっていて、数か月かけて準備しながら仕事を進めていくことが多いです。
ですので、目の前の事務処理だけをこなしているだけでは、いずれ痛い目にあってしまうんですよね。
段取りを組んで、スケジューリングを行い、仕事に優先順位をつけながら、仕事を進めていく必要があります。
計画性のない人や、計画をたてるのが苦手な人は、事務職には向いていないですね。
協調性のない人
自分の意見を主張することや、アピールすることはもちろん大事なのですが、周囲の人と協力することが事務職には求められています。
一見、１人で黙々とするイメージがあると思いますが、意外と部署内外問わず、色んな人と連携しながら仕事を進めることが必要なのです。
ですので、周囲と共同して、物事を進めたり、周囲から信頼されるような人間性を身に着けておく必要があります。
マイペース過ぎたり、自己主張が激しすぎたり、結果ばかりを追い求める人は、事務職に向いていませんね。
地味で細かい仕事が嫌いな人
事務といえば、楽で優雅なイメージがあるかもしれませんが、事務処理はかなり地味で泥臭い仕事が多いです。
また細かな作業や数字を扱ったりするので、細かな仕事が苦手は人は向いていないですね。
例えば、人事部といえば、華やかそうに思うかもしれませんが、それは一部分だけで、ほとんどは地味な準備や泥臭い調整役を買って出なければならないこともあります。
数字を見たり、法律の条文を見ただけで頭が痛くなるような人は、事務職に向いていないですね。
注意力散漫な人
仕事内容にもよりますが、数字を扱ったり、重要な書類を扱うことが多いので、注意力散漫な人は向いていません。
社外秘の書類を紛失してしまったり、個人情報を漏洩してしまったりすると、会社としては致命的なコンプライアンス問題になります。
また忙しい時は１日中集中して書類を作ったり、重要なデータを扱っているので、常に集中力の持続と切り替えが求められます。
集中力がない人や、注意力散漫な人は事務職に向いていませんね。
大雑把でがさつな人
細かな事務作業や、社内の機密情報を扱うことが多い事務職の場合、繊細さと、周囲への気遣いや気づきが求められます。
他人に個人情報を漏らしてしまうような人や、揉め事を起こすような人は、事務の仕事には向いていません。
豪快に物事を進めることが好きな人や、チマチマしたやり方が嫌いな人は、事務職には向いていないかもしれませんね。
事務処理を得意になるコツ（最初は誰でも苦手）
とはいっても、事務処理が苦手なままでは、ますます事務の仕事が嫌になってしまいます。
事務処理能力を上げるコツや、方法をご紹介しようと思います。
何度も確認する（チェック作業）
一番大事なのが、何度も確認することです。ミスが多い人の特徴として、資料作成や、事務作業を行い、作成することで満足しているケースが多々あります。
もちろん、他の誰かがチェックしてくれることもあるでしょうが、その前に自分で、納得するまでチェックを行うことが重要です。
チェック方法も、①全体を見る、②細部の数字だけを見る、③誤字脱字がないかだけを見る、など、カテゴリーごとに分けて確認してみると、チェックの精度が上がりますよ。
チェックすると、時間がかかるという意見もあるかもしれませんが、チェックせずにミスが起これば、そのリカバリーやクレーム対応に相当な時間と労力がかかってしまいます。
ミスが起こらないように、チェックを何度も重ねていくことが重要ですね。
分からないことは分かるまで理解する
事務職であったも、単純作業ばかりではありません。考えたり、判断したり、調べるような仕事の方が、むしろ多いです。
そんな仕事を行っている時に、分からないことや、疑問に思うことがあれば、理解できるまで調べたり、他の人に確認するようにしましょう。
なんとなくでやっていると、ミスにも気づけないケースがあります。
大事なのは、自分で考えて、自分で実行することが重要なのです。もちろん、その中で上司に相談したり、上司からの意見を取り入れることも必要です。
要は、機械的に仕事をしないことですね。「なぜ？」「本当に大丈夫？」という視点を持って事務の仕事を行うのが理想です。
初めのうちはわからないことばかりで、難しいですが、疑問に思うことを調べる癖をつけることで、徐々に当たり前になってきますよ。
早く取り掛かる
事務処理が遅い、プレッシャーに弱い場合は、とにかく仕事を早く取り掛かることをオススメします。
どんな仕事でも、締め切り前に急いで仕事をすると、クオリティも低くなりますし、ミスも増えます。
そんな状況で仕事をしていては、ますます事務の仕事が嫌になってしまいますよね。
なるべく余裕を持って仕事ができるようにするために、早い段階で仕事に取り掛かり、早めに終わらすようなスケジュールを組むことが重要ですね。
感覚的には、人よりも２～３日早く、仕事をすすめるような感じです。
もちろん、忙しくてできないという人もいるでしょうが、どんなに忙しくても、３０分程度でいいので、手を付けてみることが大事です。
締め切り前に一気に仕事をやるのではなく、少しずつ、仕事を進めていくのです。
１日で１００％にの仕事をするよりも、１日１０％ずつを１０日かけて１００％にする方が、断然、仕事の効率は上がりますからね。
こんな感じで、事務処理が苦手な人は以上のことを、実践することで、今までよりもかなりミスを減らすことができると思います。
時間はかかるかもしれませんが、要は「慣れ」です。
我慢の限界に達したら？
しかし、色々と工夫を試してみたものの、事務の仕事が嫌すぎて我慢の限界に達してしまうこともあるでしょう。
そんな時はどうすれば良いのでしょうか？
個人的には、とにかく「１年は我慢してみる」ことが重要だと思っています。
それは以下の理由からです。
・単純に仕事が分からなくて慣れていないだけ。
⇒慣れていないと、何をやってもうまくいかないですし、分からないことだらけです。
これは、苦手、得意に限らず、誰でも同じことです。
慣れてくれば、できることも増えてくるので、１年間は辛くても仕方ないことです。
・失業保険の受給資格取得、転職活動の際の印象
⇒仕事を辞めた後、雇用保険の失業保険を受給するためには、雇用期間が１年以上必要になります。
また、転職するにしても、１年未満の職歴では見栄えや印象が良くないので、次の転職に繋げるためにも、
１年は我慢してみた方がいいですね。
・１年あれば、成長しているかどうかの判断ができる。
⇒事務の仕事は１年のスケジュールで動いているので、１年に１回しかしない仕事もあります。
なので、日々成長を実感することが難しい職種でもあるんですよね。
しかし１年経ってみると、１年前の自分よりも多くの事を吸収し、
知識も経験も大きく成長できていることはほとんどです。
成長を実感することができるかどうかの見極めのためにも最低１年は必要ですね。
こんな感じですね。
しかし、それでも我慢できないケースもあると思います。
特に、人間関係が原因でストレスを感じていたり、体調が悪くなってしまうような場合には、
早めに転職を決断してみることも必要だと思います。
まずは、自分の状況を冷静に見つめ直すためにも転職サイトに登録して、
転職活動を初めてみるのもオススメです。
転職活動することで、逆に今の職場で頑張る気持ちが強くなることもありますからね。
事務処理能力を磨けば強い武器になる
事務処理が得意な人、苦手な人、好きな人、嫌いな人であっても、共通することがあります。
それは、事務処理能力を磨けば、強い武器になることです。
強い武器というのは、事務の仕事はどんな職場、会社に行っても存在しているからです。
一般的な事務の仕事を数年経験すれば、大抵の事務処理はこなせるようになります。
事務は、やればやるほど、能力が向上していくので、誰でも最初は苦手なのです。
ある意味、永遠にスキルを磨き続けることができる事務職は、オススメです。
その上で、経理や人事、総務、法務、CSR、営業事務、医療事務など、専門的な知識やノウハウを積み上げていけばいいのです。
私も一度転職をしましたが、事務の能力は前職で磨いた能力を活かせることができていますし、
今でも磨き続けられています。
最初は事務が苦手だったり、嫌いな人であっても、時間をかけて
やり続けることで、得意いなったり、好きになることは多いにあることですよ。
実際に私もそうでしたからね。
さいごに
以上、事務処理が苦手で嫌いになる理由や解決方法をご紹介いたしました。
事務処理が苦手で、嫌になっているのは、ミスが多かったり、事務の仕事を覚えていないからです。
結論を言えば、事務の仕事ができるようになれば、苦手意識もなくなりますし、むしろ好きになっていきます。
できないから、苦手意識が生まれるし、嫌いになってしまうんですよね。
慣れるまで、出来るようになるまで、我慢してやり続けることも重要です。
私も、新卒で人事部に配属された時は、毎日泣きそうになりながら、パソコンに苦戦していました。
しかし、続けることで自分なりの、工夫や解決方法を見出すこともできますし、
苦手だったことが、得意になることもたくさんありました。
私も最初は事務職が向いていないと思っていたのですが、今になって考えて見れば、
単純に、事務の仕事に慣れていないだけだったんですね。
事務処理に悩んでいる人は、「向いていない」と、決めつけてしまう前に、仕事に慣れるまで、
そして上記で紹介した解決方法を試してみた上で、判断してみてはいかがでしょうか。
もし、事務処理がこれまで以上に得意になれば、きっと事務の仕事が好きになるはずです。
以上、さいごまでよんでいただきありがとうございました。
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